Artikel 1 Algemeen

1. Deze algemene voorwaarden worden gebruikt door FinBuddy B.V., gevestigd in ‘s-Hertogenbosch, hierna ‘FinBuddy’.
2. In deze algemene voorwaarden wordt onder ‘Opdrachtgever’ verstaan: de rechtspersoon of bedrijfsvorm, zijnde een vaste lastenleverancier, met wie FinBuddy een zakelijke overeenkomst aangaat of aan wie FinBuddy een aanbieding doet.
3. Het doel van deze algemene voorwaarden is het voorkomen van geschillen tijdens de uitvoering van c.q. na het sluiten van overeenkomsten. FinBuddy wil duidelijke en transparante afspraken maken met Opdrachtgevers.

Artikel 2 Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen / offertes en overeenkomsten die worden uitgebracht en / of gesloten door FinBuddy. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op alle volgende offertes en overeenkomsten met dezelfde Opdrachtgever.
2. Wanneer één of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden of een overeenkomst nietig of vernietigbaar zijn, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

Artikel 3 Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomst

Een overeenkomst met een Opdrachtgever komt tot stand ofwel door (digitale) aanvaarding van een offerte door Opdrachtgever ofwel een schriftelijke aanvaarding, waaronder aanvaarding middels e-mailbericht, door FinBuddy van een opdracht van Opdrachtgever.

Artikel 4 Uitvoering van de opdracht door FinBuddy

1. FinBuddy zal de overeengekomen werkzaamheden uitvoeren naar beste inzicht en vermogen. Er is sprake van een inspanningsverbintenis.
2. FinBuddy bepaalt, in overleg met Opdrachtgever, de wijze van uitvoering en wie de werkzaamheden uitvoert. Het is FinBuddy toegestaan om derde partijen in te schakelen voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Artikel 5 Verplichtingen Opdrachtgever

1.  Opdrachtgever verstrekt tijdig de door FinBuddy opgevraagde informatie zodat FinBuddy de aan haar opgedragen werkzaamheden naar behoren kan uitvoeren. Opdrachtgever staat daarbij in voor de juistheid van de verstrekte informatie.
2. Wanneer klanten van Opdrachtgever (rechtstreeks) via FinBuddy aangeven een incassodatum aan te willen passen, dient Opdrachtgever een dergelijk verzoek binnen 14 dagen, nadat deze aanvraag inzichtelijk is via het klantenportaal, te behandelen. Dit stelt FinBuddy in staat om eindgebruikers helder en tijdig te kunnen informeren.

Artikel 6 Prijs en betaling

1. De door FinBuddy genoemde prijzen zijn exclusief btw.
2. Tussen partijen wordt één van de volgende prijsmodellen overeengekomen:
   a. Een vast bedrag per maand, vermeerderd met een variabel bedrag per activatie; of
   b. Een vast bedrag per maand voor onbeperkt gebruik van FinBuddy, zonder bijkomende kosten per activatie. Het overeengekomen maandbedrag is verschuldigd vanaf de datum van oplevering van het klantportaal van de Opdrachtgever.
3. Onder activatie wordt verstaan: Een door een klant van Opdrachtgever, met tussenkomst van FinBuddy, afgeronde aanvraag voor de aanpassing van de incassodatum.
4. Een overeengekomen aantal activaties maakt onderdeel uit van het vaste maandbedrag. Ongebruikt activatietegoed kan worden meegenomen naar de daaropvolgende maand, met een maximum van 1.000 activaties. Het activatietegoed vervalt op de einddatum van de overeenkomst.
5. Indien een klant van Opdrachtgever onverhoopt een gewenste incassodatum doorgeeft die gelijk is aan de reeds bestaande incassodatum bij Opdrachtgever, wordt deze activatie wel in mindering gebracht op het saldo. De reden hiervan is gelegen in het feit dat FinBuddy geen toegang heeft tot de interne systemen van Opdrachtgever om dit zelf te kunnen valideren.
6. Het overeengekomen vaste maandbedrag wordt aan het einde van de maand gefactureerd. Het variabele maandbedrag wordt maandelijks achteraf gefactureerd, afhankelijk van het aantal afgenomen activaties.
7. Betaling dient plaats te vinden binnen 30 dagen na factuurdatum.
8. Indien Opdrachtgever niet binnen 30 dagen na factuurdatum betaalt, dan is Opdrachtgever rente verschuldigd van 1,5% per maand en buitengerechtelijke incassokosten die worden vastgesteld op 15% van het openstaande factuurbedrag.

 

Artikel 7 Wijziging en meerwerk

Door FinBuddy buiten de overeengekomen werkzaamheden verrichte prestaties / werkzaamheden worden door Opdrachtgever vergoed volgens de geldende tarieven van FinBuddy. Dit tarief bedraagt € 75,00 exclusief per uur, tenzij anders overeengekomen. Meerwerk is altijd in afstemming met de opdrachtgever. Dit om te voorkomen dat er onverwachte kosten zijn.

Artikel 8 Intellectuele eigendomsrechten

Alle rechten op software, programmatuur en documentatie blijven bij FinBuddy. Een gebruiksrecht is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-verpandbaar.

Artikel 9 Licentie

1. Opdrachtgever verkrijgt een gebruikerslicentie ten aanzien van de ter beschikking gestelde software op basis van de tussen partijen gesloten overeenkomst. Indien noodzakelijk voor het gebruik van de aangeboden dienst, heeft Opdrachtgever de bevoegdheid om een sublicentie af te geven voor het gebruik van de software door haar klanten.
2. De gebruikerslicentie wordt verleend voor de duur van de tussen partijen gesloten overeenkomst.
3. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de software, programmatuur en overige documentatie van FinBuddy te kopiëren of op enige wijze verandering aan te brengen in de software.

 

Artikel 10 Gebruik logo’s en naam

1. Opdrachtgever is ermee akkoord dat haar naam en / of logo om de diensten te kunnen verlenen en / of voor commerciële doeleinden wordt vermeld op de website van FinBuddy en social mediakanalen zoals Instagram en LinkedIn
2. Indien Opdrachtgever na publicatie van haar gegevens op de website / social mediakanalen niet langer wenst dat haar naam wordt vermeld, dan zullen dergelijke uitingen op eerste verzoek worden verwijderd.

Artikel 11 Termijnen

Door FinBuddy genoemde termijnen gelden steeds als streefdata. FinBuddy spant zich ervoor in dat genoemde termijnen zoveel als mogelijk worden gehaald.

 

Artikel 12 Opzegging / ontbinding

1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een tussen partijen vooraf overeengekomen periode. De Overeenkomst wordt telkens stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode behoudens opzegging uiterlijk 2 maanden voor de einddatum van de Overeenkomst. Deze opzegging dient schriftelijk plaats te vinden. Indien Opdrachtgever dit wenst is het mogelijk om de Overeenkomst voor een langere periode te verlengen dan de initiële overeengekomen termijn.
2. Tussentijdse opzegging van de overeenkomst is niet mogelijk tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in lid 3 en lid 4 van dit artikel.
3. In geval van verzuim van Opdrachtgever (voor zover nakoming niet blijvend of tijdelijk onmogelijk is) zal FinBuddy gerechtigd zijn de overeenkomst op te zeggen c.q. te ontbinden. De resterende maandtermijnen zijn in dat geval direct en volledig opeisbaar en activatietegoeden vervallen.
4. Daarnaast is opzegging c.q. ontbinding mogelijk indien aan een der partijen surseance van betaling wordt verleend, het faillissement wordt uitgesproken of de onderneming wordt geliquideerd.

Artikel 13 Klachten

Indien Opdrachtgever van mening is dat de overeengekomen werkzaamheden niet door FinBuddy naar behoren zijn uitgevoerd, dient zij dergelijke klachten binnen 8 dagen na verrichting van de specifieke werkzaamheden kenbaar te maken, dan wel binnen 8 dagen na ontdekking van het gebrek indien Opdrachtgever kan aantonen dat dit niet direct kenbaar was na uitvoering van de werkzaamheden. Deze termijn geldt ook voor het klagen over de (on)juistheid van de door FinBuddy in rekening gebrachte bedragen.

Artikel 14 Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van FinBuddy is beperkt tot het bedrag dat haar verzekeraar uitkeert.
2. Wanneer om wat voor reden dan ook geen uitkering door de verzekeraar plaatsvindt, dan is de aansprakelijkheid van FinBuddy beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de jaarlijkse facturatie van FinBuddy aan Opdrachtgever, met een absoluut maximum van €10.000,00.
3. FinBuddy is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst en gevolgschade.
4. De in de vorige leden genoemde beperkingen gelden niet wanneer schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van FinBuddy.

 

 
Artikel 15 : Gegevensbescherming en beveiliging

1. FinBuddy en Opdrachtgever zijn ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen deel van de verwerking van persoonsgegevens. Er is geen sprake van een verwerkersrelatie in de zin van de AVG.
2. Partijen nemen ieder passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. FinBuddy sluit zoveel mogelijk aan bij algemeen erkende standaarden, waaronder ISO 27001 en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). FinBuddy beoordeelt periodiek de redelijkheid en toepasbaarheid van deze standaarden op haar dienstverlening en kan op verzoek van Opdrachtgever inzicht geven in de relevante maatregelen.
3. Het protocol gegevensuitwisseling tussen FinBuddy en opdrachtgever maakt integraal onderdeel uit van de samenwerking en geldt aanvullend op deze algemene voorwaarden voor zover het de verwerking en uitwisseling van persoonsgegevens betreft.

Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen

1. Op overeenkomsten en onderhandelingen tussen Opdrachtgever en FinBuddy is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen verband houdende met (de uitvoering van) de overeenkomst worden voorgelegd aan de rechtbank van het arrondissement waar FinBuddy gevestigd is, tenzij FinBuddy kiest voor de bevoegdheid van een andere rechtbank conform de wettelijke competentie.

Artikel 17  Fair Use Policy 

1.  De Fair Use Policy maakt integraal onderdeel uit van deze algemene voorwaarden en geldt voor alle klanten, tenzij anders overeengekomen.
2. Per kalenderjaar mogen klanten maximaal 20% van hun totale klantvolume of inwonersaantal activeren via FinBuddy.
3. Spreiding van dit gebruik over de totale looptijd van de overeenkomst is toegestaan, mits de totale limiet tijdens de contractperiode niet wordt overschreden.
4. Indien in een offerte of contract een afwijkend percentage of limiet in absolute aantallen is overeengekomen, is dit leidend.
5. FinBuddy monitort het gebruik van het platform om naleving van deze Fair Use Policy te controleren.
6. Indien een klant de jaarlijkse limiet nadert, zal FinBuddy hierover proactief communiceren en in overleg treden voor eventueel aangepaste afspraken.
7. Indien een klant de gebruikerslimiet overschrijdt, zal FinBuddy contact opnemen om de situatie te bespreken en naar een passende oplossing te zoeken.
8. Bij structurele of buitensporige overschrijding behoudt FinBuddy zich het recht voor aan voor aanvullende maatregelen te treffen, zoals het aanpassen van de toegangsrechten of het aanbieden van een gewijzigd prijsmodel.
9. FinBuddy behoudt zich het recht voor om de Fair Use Policy periodiek te herzien op basis van gebruikspartronen en zakelijke behoeften.
10. Wijzigingen in de Fair Use Policy worden gecommuniceerd via het platform en/of per e-mail en treden in werking 60 dagen na publicatie, tenzij anders vermeld.
11. Klanten hebben via het FinBuddy platform altijd inzage in hun eigen volumegebruik.

Artikel 18 Gegevensbescherming en optionele SEPA-mandaten

1. FinBuddy en Opdrachtgever zijn ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen deel van de verwerking van persoonsgegevens. Er is geen sprake van een verwerkersrelatie in de zin van de AVG. Partijen stemmen hun verwerking op elkaar af, zoals nader uitgewerkt in het Protocol Gegevensuitwisseling.
2. Indien Opdrachtgever gebruikmaakt van de door FinBuddy aangeboden mogelijkheid om SEPA-mandaten digitaal te registreren en te bewaren, gelden de volgende bepalingen.
3. FinBuddy bewaart SEPA-machtigingen (waaronder machtigingskenmerk, incassant-ID, debiteurgegevens en datum akkoord) aantoonbaar en veilig zolang de machtiging loopt en tot maximaal twee jaar na beëindiging, tenzij een langere wettelijke bewaartermijn geldt.
4. Opdrachtgever kan de bij FinBuddy opgeslagen SEPA-mandaten opvragen in geval van storneringen, controles of geschillen.
5. Opdrachtgever stelt FinBuddy op de hoogte indien een door een gebruiker verleende SEPA-machtiging wordt ingetrokken of beëindigd.
6. FinBuddy is uitsluitend aansprakelijk voor het correct en veilig opslaan van SEPA-mandaten. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van incasso’s en draagt het risico van storneringen en terugboekingen.
7. FinBuddy treft passende technische en organisatorische maatregelen en sluit zoveel mogelijk aan bij algemeen erkende standaarden. Logging van toegang tot persoonsgegevens wordt minimaal zes maanden bewaard.
8. Partijen informeren elkaar onverwijld over beveiligingsincidenten of datalekken die relevant zijn voor de samenwerking. Verdere afspraken hierover zijn vastgelegd in het Protocol Gegevensuitwisseling.

Laatste versie: 2 oktober 2025

Wij passen deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd aan. De aangepaste algemene voorwaarden zijn van toepassing vanaf de datum zoals hierboven wordt vermeld.